Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

KI.services i.Gr. Am Urbicher Kreuz 14 99099 Erfurt Deutschland

Telefon: +49 30 75679131 E-Mail: kontakt@ki.services Web: https://ki.services

Produktwebsite: https://vertriebsagent.ai

Vorläufige Projekt- und Deployment-Domain: https://vertriebsagent-ai-saas.vercel.app

Hinweis zur Gesellschaft

Die Gründung der KI.services UG (haftungsbeschränkt) ist in Vorbereitung.

Bis zur Eintragung ins Handelsregister werden die Online-Angebote unter der Verantwortung von Diana Bauer betrieben.

Ansprechpartner für Datenschutz

Bei Fragen zum Datenschutz können Sie sich jederzeit an uns wenden:

KI.services i.Gr. Diana Bauer E-Mail: kontakt@ki.services

Ein Datenschutzbeauftragter ist derzeit nicht bestellt, da die gesetzlichen Voraussetzungen nach Art. 37 DSGVO und § 38 BDSG nach unserer Einschätzung aktuell nicht vorliegen.

2. Produktbezug

VertriebsAgent.ai ist ein Produkt von KI.services i.Gr.

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Nutzung von VertriebsAgent.ai, insbesondere über:

https://vertriebsagent.ai

sowie während der technischen Aufbau- und Testphase über:

https://vertriebsagent-ai-saas.vercel.app

VertriebsAgent.ai ist eine KI-gestützte Anwendung zur Vorbereitung von B2B-Vertriebs-, Beratungs- und Kundengesprächen. Die Anwendung kann auf Grundlage von Nutzereingaben und ggf. öffentlich zugänglichen Informationen Gesprächsdossiers, Kurzbriefings, Gesprächshypothesen, Produkt-Fit-Hinweise, Einwandvorbereitungen und Gesprächsleitfäden erstellen.

3. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung der Website und Anwendung, zur Registrierung und Nutzung des Dienstes, zur Kommunikation mit Ihnen, zur Erstellung von Dossiers, zur Abrechnung kostenpflichtiger Leistungen, zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist.

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung sind insbesondere:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertrag und vorvertragliche Maßnahmen
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – gesetzliche Pflichten
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigte Interessen
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung, soweit diese eingeholt wird

Wir beachten die Grundsätze der Datenminimierung, Zweckbindung, Speicherbegrenzung, Transparenz und Datensicherheit.

4. Arten der verarbeiteten Daten

Je nach Nutzung von VertriebsAgent.ai können folgende Daten verarbeitet werden:

4.1 Nutzerdaten

• Name
• E-Mail-Adresse
• Unternehmen / Firmenname
• Login- und Kontoinformationen
• Tarif- und Abonnementstatus
• Nutzungslimits
• Account-Einstellungen, z. B. eigenes Angebot, Zielkunden, typische Einwände, Tonalität und Datenschutzmodus

4.2 Eingabedaten für Dossiers

• Name eines Ansprechpartners
• Unternehmensname
• Website-URL
• berufliche Profil-URLs, z. B. LinkedIn, sofern vom Nutzer eingegeben
• Anlass und Ziel eines Gesprächs
• Gesprächsart
• vom Nutzer eingegebene Angebotsbeschreibung
• sonstige vom Nutzer freiwillig eingegebene geschäftliche Informationen

4.3 Dossier- und Ergebnisdaten

• erstellte Gesprächsdossiers
• KI-generierte Zusammenfassungen
• Gesprächshypothesen
• mögliche Schmerzpunkte
• Produkt-Fit-Hinweise
• Einwandvorbereitungen
• Gesprächsleitfäden
• 3-Minuten-Briefings
• Quellen- und Unsicherheitshinweise
• Zeitpunkte der Erstellung, Änderung und Löschung

4.4 Technische Daten

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene Seiten und Funktionen
• Browsertyp und Browserversion
• verwendetes Betriebssystem
• Referrer-URL
• HTTP-Statuscodes
• technische Logdaten zur Fehleranalyse und IT-Sicherheit

4.5 Zahlungs- und Abonnementdaten

Bei kostenpflichtigen Tarifen können Zahlungs- und Abonnementdaten verarbeitet werden. Die Zahlungsabwicklung erfolgt über Stripe oder einen vergleichbaren Zahlungsdienstleister.

Wir speichern selbst keine vollständigen Kreditkartendaten. Wir erhalten lediglich Informationen, die zur Verwaltung des Abonnements erforderlich sind, z. B. Stripe-Kundennummer, Tarif, Zahlungsstatus, Abonnementstatus und Rechnungsinformationen.

5. Zwecke der Verarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zu folgenden Zwecken:

• Bereitstellung der Website und App
• Registrierung, Login und Nutzerverwaltung
• Erstellung von Gesprächsdossiers
• Speicherung und Verwaltung von Dossiers im Nutzerkonto
• Bereitstellung von Archiv-, Kopier-, Export- und Löschfunktionen
• Verwaltung von Tarifen, Nutzungslimits und Abonnements
• Zahlungsabwicklung
• Kommunikation und Support
• Missbrauchsvermeidung
• IT-Sicherheit
• Fehleranalyse und technische Wartung
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten
• Verbesserung der Anwendung, soweit rechtlich zulässig

6. Hosting der Website und Anwendung

Die Website und Anwendung werden technisch über Vercel bereitgestellt:

Vercel Inc. 340 S Lemon Ave #4133 Walnut, CA 91789 USA

Beim Aufruf der Website verarbeitet Vercel technische Verbindungsdaten, um die Website auszuliefern und die Sicherheit sowie Stabilität des Angebots zu gewährleisten.

Vercel kann ein globales Content Delivery Network einsetzen. Dabei kann es zu einer Verarbeitung von Daten innerhalb und außerhalb der Europäischen Union kommen. Vercel gibt an, geeignete Garantien für Drittlandübermittlungen einzusetzen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren, schnellen und zuverlässigen Bereitstellung der Website und Anwendung.

7. Datenbank, Authentifizierung und Speicherung

Für Nutzerkonten, Authentifizierung, Dossier-Speicherung und Datenbankfunktionen kann Supabase eingesetzt werden.

Supabase dient insbesondere zur Verwaltung von:

• Nutzerkonten
• Login-Status
• Profilinformationen
• Dossier-Daten
• Nutzungslimits
• Plan- und Abonnementstatus
• Lösch- und Archivfunktionen

Die konkrete technische Region und Konfiguration können je nach Projektstand variieren. Soweit möglich, wird eine europäische Datenhaltung bevorzugt.

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Bereitstellung der App und Nutzerfunktionen sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für Sicherheit, Stabilität und technische Verwaltung.

8. Server-Logfiles

Beim Aufruf unserer Website und Anwendung werden automatisch Server-Logfiles erstellt, die insbesondere folgende Daten enthalten können:

• IP-Adresse, ggf. in gekürzter Form
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• abgerufene Seite oder Datei
• Referrer-URL
• Browsertyp und Browserversion
• verwendetes Betriebssystem
• HTTP-Statuscode
• übertragene Datenmenge

Die Verarbeitung erfolgt zur technischen Bereitstellung, Fehleranalyse, Angriffserkennung und IT-Sicherheit.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Logfiles werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie dies für die genannten Zwecke erforderlich ist. In der Regel werden technische Logdaten nach einem angemessenen Zeitraum gelöscht, soweit keine längere Speicherung aus Sicherheits- oder Nachweisgründen erforderlich ist.

9. Registrierung und Login

Für bestimmte Funktionen von VertriebsAgent.ai ist ein Nutzerkonto erforderlich.

Bei Registrierung und Login verarbeiten wir die hierfür erforderlichen Daten, insbesondere E-Mail-Adresse, Authentifizierungsdaten, Sitzungsdaten und technische Sicherheitsdaten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

10. Erstellung von Gesprächsdossiers

Wenn Nutzer ein Dossier erstellen, verarbeiten wir die von ihnen eingegebenen Daten sowie ggf. öffentlich zugängliche berufliche Informationen, soweit diese durch den Nutzer angegeben oder über angebundene Dienste recherchiert werden.

Verarbeitet werden können insbesondere:

• Ansprechpartner
• Unternehmen
• berufliche Rolle
• Unternehmenswebsite
• berufliche Profil-URLs
• Gesprächsanlass
• Ziel des Gesprächs
• öffentlich sichtbare Unternehmens- und Marktsignale

Die Verarbeitung dient ausschließlich der Erstellung eines Gesprächsdossiers zur geschäftlichen Vorbereitung.

Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Bereitstellung der vom Nutzer angeforderten Funktion erforderlich ist
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit öffentlich zugängliche berufliche B2B-Informationen zur Gesprächsvorbereitung verarbeitet werden und keine überwiegenden Interessen betroffener Personen entgegenstehen

11. Verarbeitung öffentlich zugänglicher B2B-Informationen

VertriebsAgent.ai kann öffentlich zugängliche berufliche Informationen verarbeiten, soweit dies zur Erstellung eines Gesprächsdossiers erforderlich ist.

Dazu können gehören:

• öffentlich zugängliche Unternehmensinformationen
• berufliche Rollen und Funktionsbezeichnungen
• Unternehmenswebsites
• öffentlich sichtbare berufliche Profile, soweit vom Nutzer eingegeben oder rechtmäßig zugänglich
• öffentliche Markt-, Presse- oder Branchensignale

VertriebsAgent.ai erstellt daraus keine amtliche Bonitätsauskunft, keine Kreditwürdigkeitsbewertung, keine Persönlichkeitsdiagnose und keine automatisierte Entscheidung über Personen oder Unternehmen.

Die Ergebnisse werden als Gesprächshypothesen, Kommunikationshinweise, Produkt-Fit-Hinweise und Vorbereitungshilfen gekennzeichnet. Nutzer sind verpflichtet, unsichere Aussagen eigenständig zu prüfen und im Gespräch zu validieren.

12. Keine Verarbeitung sensibler Daten beabsichtigt

Nutzer dürfen keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO eingeben.

Dazu gehören insbesondere:

• Gesundheitsdaten
• politische Meinungen
• religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen
• Gewerkschaftszugehörigkeit
• biometrische Daten
• genetische Daten
• Daten zum Sexualleben oder zur sexuellen Orientierung

Sollten solche Daten unbeabsichtigt eingegeben werden, können sie technisch im Rahmen der Anfrage verarbeitet werden. Nutzer sind verpflichtet, solche Eingaben zu vermeiden.

13. KI-gestützte Verarbeitung und KI-API-Anbieter

Zur Erstellung von Gesprächsdossiers kann VertriebsAgent.ai KI-Modelle und KI-API-Anbieter einsetzen.

Die Verarbeitung erfolgt zum Zweck der Erstellung von:

• Zusammenfassungen
• Gesprächshypothesen
• Kommunikationshinweisen
• Produkt-Fit-Hinweisen
• Qualifizierungsfragen
• Einwandvorbereitungen
• Kurzbriefings

Je nach technischer Konfiguration können insbesondere Anbieter wie OpenAI, Anthropic, Perplexity oder vergleichbare KI-API-Anbieter eingesetzt werden.

Die konkret eingesetzten Anbieter können sich im Laufe der Produktentwicklung ändern. Soweit Anbieter personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, werden entsprechende Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung bzw. geeignete Datenschutzvereinbarungen geschlossen, soweit erforderlich.

KI-generierte Inhalte können unvollständig, veraltet oder fehlerhaft sein. Sie dienen ausschließlich der Unterstützung und Vorbereitung.

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung oder ähnlich erheblicher Beeinträchtigung findet durch VertriebsAgent.ai nicht statt.

14. Zahlung und Abonnement über Stripe

Bei kostenpflichtigen Angeboten erfolgt die Zahlungsabwicklung über Stripe:

Stripe Payments Europe, Ltd. 1 Grand Canal Street Lower Grand Canal Dock Dublin Irland

bzw. je nach Vertragskonstellation eine andere Gesellschaft der Stripe-Gruppe.

Stripe verarbeitet Zahlungsinformationen, Rechnungsdaten und Abonnementinformationen. Wir erhalten keine vollständigen Kreditkartendaten.

Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Abwicklung kostenpflichtiger Leistungen
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für gesetzliche Aufbewahrungs- und Nachweispflichten
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für Betrugsprävention und sichere Zahlungsabwicklung

Weitere Informationen finden Sie in den Datenschutzhinweisen von Stripe.

15. Kontaktaufnahme

Wenn Sie mit uns Kontakt aufnehmen, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage und für Rückfragen.

Verarbeitet werden können insbesondere:

• Name
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer, falls angegeben
• Inhalt der Nachricht
• Zeitpunkt der Kontaktaufnahme

Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage mit einem Vertrag oder vorvertraglichen Maßnahmen zusammenhängt
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für sonstige Anfragen und Kommunikation

16. Cookies und vergleichbare Technologien

Wir setzen auf dieser Website und in der Anwendung technisch erforderliche Cookies oder vergleichbare Technologien ein, soweit sie für Betrieb, Login, Sicherheit, Sitzungsverwaltung und gewünschte Funktionen erforderlich sind.

Rechtsgrundlage für den Zugriff auf das Endgerät ist § 25 Abs. 2 TDDDG. Rechtsgrundlage für die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Soweit künftig optionale Cookies, Analyse- oder Marketingtechnologien eingesetzt werden, holen wir vorab eine Einwilligung ein, soweit dies gesetzlich erforderlich ist.

17. Empfänger personenbezogener Daten

Empfänger personenbezogener Daten können insbesondere sein:

• Hosting- und Infrastruktur-Anbieter
• Datenbank- und Authentifizierungsdienstleister
• Zahlungsdienstleister
• KI-API-Anbieter
• E-Mail- und Supportdienstleister
• Steuerberater, Rechtsanwälte und Banken
• Behörden, soweit gesetzlich erforderlich

Eine Weitergabe personenbezogener Daten zu Werbezwecken erfolgt nicht ohne entsprechende Rechtsgrundlage.

18. Drittlandübermittlungen

Bei der Nutzung einzelner Dienstleister kann es zu einer Verarbeitung personenbezogener Daten in Ländern außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums kommen, insbesondere in den USA.

Soweit eine Drittlandübermittlung erfolgt, achten wir auf geeignete Garantien, z. B.:

• Angemessenheitsbeschlüsse
• EU-Standardvertragsklauseln
• Data Processing Agreements
• zusätzliche technische und organisatorische Maßnahmen, soweit erforderlich

Nutzer sollten keine vertraulichen, sensiblen oder geheimhaltungsbedürftigen Daten in VertriebsAgent.ai eingeben, sofern hierfür keine gesonderte vertragliche und technische Absicherung vereinbart wurde.

19. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Typische Fristen sind:

• Nutzerkontodaten: für die Dauer des Nutzerkontos bzw. Vertragsverhältnisses
• Dossiers: bis zur Löschung durch den Nutzer oder bis zur Löschung des Nutzerkontos, soweit keine gesetzlichen Gründe entgegenstehen
• Vertrags- und Abrechnungsdaten: 6 bis 10 Jahre nach handels- und steuerrechtlichen Vorgaben
• Server-Logfiles: in der Regel nur für einen angemessenen technischen Sicherheitszeitraum
• Support- und Kontaktanfragen: bis zur abschließenden Bearbeitung und anschließend nach gesetzlichen Aufbewahrungs- bzw. Nachweisfristen

20. Löschung von Dossiers und Nutzerkonto

Nutzer können Dossiers löschen, soweit die Funktion technisch bereitgestellt wird.

Eine vollständige Löschung des Nutzerkontos kann über den Support angefragt werden:

kontakt@ki.services

Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

21. Auftragsverarbeitung für Geschäftskunden

Soweit VertriebsAgent.ai für Geschäftskunden personenbezogene Daten im Auftrag verarbeitet, kann eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO erforderlich sein.

Informationen hierzu finden Sie unter:

/avv

Eine AVV kann außerdem angefragt werden unter:

kontakt@ki.services

22. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO
• Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO
• Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO
• Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO
• Recht auf Widerspruch nach Art. 21 DSGVO
• Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO
• Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Nachricht an:

kontakt@ki.services

23. Widerspruch gegen Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen

Soweit wir personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, haben betroffene Personen das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen.

Dies gilt insbesondere für die Verarbeitung öffentlich zugänglicher beruflicher Informationen, soweit diese einer betroffenen Person zugeordnet werden können.

24. Keine ausschließlich automatisierten Einzelentscheidungen

Die Nutzung von VertriebsAgent.ai führt nicht zu einer ausschließlich automatisierten Entscheidung mit Rechtswirkung oder ähnlich erheblicher Beeinträchtigung im Sinne von Art. 22 DSGVO.

25. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten gegen Verlust, Missbrauch, unbefugten Zugriff, Veränderung oder Offenlegung zu schützen.

Dazu gehören, soweit technisch umgesetzt:

• verschlüsselte Verbindungen
• Zugriffsbeschränkungen
• rollenbasierte Berechtigungen
• Trennung von Nutzerdaten
• Server-seitige Verarbeitung sensibler API-Schlüssel
• Löschfunktionen
• Sicherheits- und Fehlerprotokollierung

26. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich technische, rechtliche oder organisatorische Änderungen ergeben.

Stand: 10. Juli 2026